Firmenwagen zur privaten Nutzung: Zuzahlungen und Kostenübernahme des Arbeitnehmers
Im Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2013, wird beim Stichwort „Firmenwagen zur privaten Nutzung“ unter Nr. 9 anhand von Beispielen im Einzelnen erläutert, ob und wie sich Zuzahlungen des Arbeitnehmers bzw. vom Arbeitnehmer übernommene Kosten auf die Höhe des geldwerten Vorteils auswirken.
Im Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2013, wird beim Stichwort „Firmenwagen zur privaten Nutzung“ unter Nr. 9 anhand von Beispielen im Einzelnen erläutert, ob und wie sich Zuzahlungen des Arbeitnehmers bzw. vom Arbeitnehmer übernommene Kosten auf die Höhe des geldwerten Vorteils auswirken.
Die Finanzverwaltung hat nunmehr in einem BMF-Schreiben hierzu wie folgt Stellung genommen: Zahlt der Arbeitnehmer an die Arbeitgeber für die private (= außerdienstliche) Nutzung eines überlassenen Firmenwagens ein Entgelt, so mindert dieses Nutzungsentgelt den geldwerten Vorteil. Dabei ist es gleichgültig, ob das Nutzungsentgelt pauschal oder entsprechend der tatsächlichen Nutzung des Firmenwagens bemessen wird. Das Nutzungsentgelt kann vom Arbeitnehmer im abgekürzten Zahlungsweg auch an einen Dritten (z.B. Leasinggesellschaft) zur Erfüllung einer Verpflichtung des Arbeitgebers gezahlt werden. In folgenden Fällen geht die Finanzverwaltung von einem den geldwerten Vorteil mindernden Nutzungsentgelt aus, sofern eine entsprechende arbeitsvertragliche oder andere arbeitsrechtliche Vereinbarung vorliegt:
a) Der Arbeitnehmer zahlt einen nutzungsunabhängigen pauschalen Betrag (z.B. eine Monatspauschale von 200 € durch Abzug vom Nettogehalt).
b) Der Arbeitnehmer zahlt einen bestimmten Betrag für jeden privat gefahrenen Kilometer (z.B. eine Kilometerpauschale von 0,20 €).
c) Der Arbeitnehmer übernimmt die Leasingraten des Fahrzeugs.
In den Fällen des Buchstaben a) und b) kommt es übrigens nicht darauf an, wie der Arbeitgeber den Pauschalbetrag kalkuliert hat. Übersteigt das Nutzungsentgelt ausnahmsweise den zuvor ermittelten geldwerten Vorteil, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten.
Die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kfz-Kosten (z.B. Benzinkosten, Versicherungsbeiträge, Wagenwäsche) durch den Arbeitnehmer ist kein Nutzungsentgelt. Wird der geldwerte Vorteil nach der Bruttolistenpreisregelung ermittelt, mindern die vom Arbeitnehmer übernommenen Kfz-Kosten folglich nicht den geldwerten Vorteil (vgl. die Ausführungen im Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2013, beim Stichwort „Firmenwagen zur privaten Nutzung“ unter Nr. 9 Buchstabe d). Bei Anwendung der der Fahrtenbuchmethode gehören allerdings die vom Arbeitnehmer getragenen Kfz-Kosten nicht zu den Gesamtkosten.
In der Praxis sind Fallgestaltungen aufgetreten, dass einzelne Kfz-Kosten (insbesondere Benzinkosten) zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer weiterbelastet werden oder der Arbeitnehmer zunächst pauschale Abschlagszahlungen
leistet, die zu einem späteren Zeitpunkt nach den tatsächlich entstandenen Kfz-Kosten abgerechnet werden. In diesen Fällen liegt kein den geldwerten Vorteil minderndes Nutzungsentgelt vor. Lediglich bei vor dem 1.7.2013 verwirklichten Sachverhalten lässt die Finanzverwaltung im Rahmen einer Übergangsregelung die Anrechnung dieser Arbeitnehmer-Aufwendungen auf den geldwerten Vorteil im Lohnsteuerabzugsverfahren bzw. Einkommensteuerveranlagungsverfahren zu (vgl. hierzu auch im Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2013, beim Stichwort „Firmenwagen zur privaten Nutzung“ unter Nr. 9 Buchstabe e die Fußnote 1 zum Beispiel).
Beispiel A
Der Arbeitnehmer betankt den auch zur privaten Nutzung überlassenen Firmenwagen im Juli 2013 und begleicht den Betrag mit der Tankkarte des Arbeitgebers. Es ist arbeitsrechtlich vereinbart, dass der Arbeitnehmer ein Entgelt in Höhe der privat veranlassten Benzinkosten zu zahlen hat. Der Arbeitgeber ermittelt den auf die Privatfahrten entfallenden Betrag anhand der gefahrenen Gesamtkilometer und zieht dem Arbeitnehmer den entsprechenden Betrag im Rahmen der nächsten Gehaltsabrechnung vom Nettogehalt ab. Die Weiterbelastung der Benzinkosten durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer (= nachträgliche Kostenübernahme des Arbeitnehmers) führt nicht zu einer Minderung des geldwerten Vorteils aus der Firmenwagengestellung.
Beispiel B
Wie Beispiel A. Aufgrund einer arbeitsrechtlichen Vereinbarung zahlt der Arbeitnehmer neben den privat veranlassten Benzinkosten eine Monatspauschale von 200 € für die private Kfz-Nutzung.
Lediglich bei der Monatspauschale von 200 € handelt es sich um ein den geldwerten Vorteil minderndes Nutzungsentgelt.
Von der hier besprochenen neuen Verwaltungsanweisung nicht betroffen, ist die Möglichkeit der Barlohnumwandlung (auch Gehaltsumwandlung genannt) zugunsten einer Firmenwagengestellung. Zu dieser Alternative vgl. die Erläuterungen und Beispiele im Lexikon für das Lohnbüro, Ausgabe 2013, beim Stichwort „Firmenwagen zur privaten Nutzung“ unter Nr. 6.
(BMF-Schreiben vom 19.4.2013, IV C 5 – S 2334/11/10004, DOK 2013/0356498)